La gestión de flotas, consiste en la gestión de un conjunto de vehículos de una organización. ¿Qué cosas incluyen la gestión de flotas para las empresas? La gestión de flotas para empresas puede incluir multitud de funcionalidades como la financiación, mantenimiento de vehículos, sistemas telemáticos (tanto de seguimiento como de diagnóstico), gestión de los conductores,control del gasto de combustible, y gestión de la seguridad y salud de los conductores.

Este tipo de servicios de gestión de flotas tiene multitud de ventajas, ya que permite minimizar incluso llegando a eliminar los riesgos que son asociados con la inversión que se produce en vehículos. Y por otro lado la gestión de flotas permite mejorar tanto la eficiencia como la productividad, cumpliendo la normativa legal vigente.

A día de hoy, el perfil del gestor de flotas, ha cobrado una mayor importancia, debido a la importancia creciente y mejora de la eficiencia energética de toda flota de vehículos.

Existe una investigación que se ha efectuado con profesionales como Berg Insigh, donde se saca de conclusión que la cifra de sistemas de gestión de flotas que están instalados en vehículos comerciales en Europa va a superar el millón de unidades durante el próximo año.

Aunque a nivel actual en función del número de empresas, su nivel total de uso aún se encuentra bajo, en algunos sectores como por ejemplo el transporte por carretera, se cuenta con una tasa de inclusión de estos sistemas del 30%.

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¿Qué tipo de servicios suele incluir la gestión de flotas?

En cuanto a la gestión de flotas, es un servicio a vehículos que ofrece multitud de servicios, como por ejemplo:

  • Servicio de seguimiento de vehículos: Esta es una de las funcionalidades básicas para cualquier sistema de gestión de flotas. Ya que “el seguimiento” es en lo que se basa fundamentalmente los sistemas de GPS, aunque no debemos confundir que un sistema de gestión de flotas puede funcionar como GPS, no obstante un GPS común no puede funcionar como un sistema de gestión de flotas. En el caso de la gestión de flotas, el tipo de funcionamiento que tiene, es que, una vez el propio sistema ubica el vehículo, la dirección y la velocidad, esta información es recopilada y almacenada en la aplicación especializada en gestión de flotas. En cuanto a los métodos de transmisión de datos, se van a incluir tanto sistemas terrestres como los que funcionan por vía satélite, aunque en un principio pueda parecer más costoso, van a ser críticas a la hora de obtener el seguimiento de vehículos en entornos más recónditos.
  • Diagnóstico de fallo mecánico: los sistemas de gestión de flotas en la actualidad están muy avanzados, permitiendo la conexión desde ordenadores y recopilando de esta manera la información necesaria. En este punto van a entrar en consideración detalles como kilometraje, el combustible que se consume y todo este tipo de información que se va recopilando.
  • Software especializado en sistemas de gestión de flotas: Este tipo de software especializado va a facilitar la administración y también control de flotas a todo tipo de niveles. Permitiendo:
  1. Localización
  2. Gestión de estado del vehículo
  3. Mantenimiento

Estas fases en las cuales está especializada este software de gestión de flotas, va a acompañar durante todo el ciclo de vida al vehículo (desde la adquisición del mismo, hasta su posterior desecho). Este tipo de software va a permitir incluso realizar perfiles tanto de conductores como de vehículos, y por otro lado, controlar la eficiencia entre otros muchos parámetros. Por otro lado, entre las otras muchas funcionalidades, destacan la limitación de áreas, paradas etc y todo tipo de información referente al propio estado en el cual se encuentra el vehículo, esta información va a estar recopilada en la web, dependiendo según el caso del software de gestión de flotas que tengamos instalado.

Si el propio vehículo dispone de un terminal que lo permita, el gestor de flotas va a poder enviar mensajes a los conductores.

  • Gestión de flotas que ayuda en la gestión de las embarcaciones: En este caso la gestión de flotas, también tiene funcionalidades pensadas para las embarcaciones, ya que delegar actividades como el mantenimiento y la gestión del estado de la flota a una empresa externa, permite al propio propietario, encargarse de una forma mucho más exhaustiva de la gestión de la carga.
  • La gestión de flotas aporta una mayor seguridad y control de las flotas: Este tipo de sistemas ha avanzado mucho últimamente, permitiendo incluso poner en vigencia un sistema de seguridad y también de control inalámbrico de vehículos. ¿Que va a incluir por norma general este control y seguridad que ofrece la gestión de flotas? Va a incluir tanto la seguridad del vehículo detenido, como la propia posibilidad de detener un vehículo den marcha. A efectos prácticos también sirve para la recuperación de vehículos robados, y también ver reducida en una gran medida, la posibilidad de perder la carga (lo cual significaría la pérdida de dinero).
  • Sistema de detención remota de vehículos: este tipo de servicio que se ofrece en la gestión de flotas, va a ofrecer a los usuarios que estén autorizados un sistema que va a evitar que un vehículo se ponga en funcionamiento (sin permiso), también evitar el movimiento de un vehículo, y reducir e incluso llegar a detener la velocidad de un vehículo que ya se encuentra en marcha, muchos de los sistemas de gestión de flotas ofrecen la posibilidad de aviso al conductor antes de comenzar cualquier acción. Hay algunos sistemas que incluso pueden bloquear frenos, y no permiten que el motor se ponga en marcha de nuevo. Este tipo de sistema de notificación suele estar integrado en el sistema de notificación de emergencias, en cualquier caso de emergencia el propio conductor puede enviar una alerta pulsando un botón, y eso avisará a un gestor que enviará un equipo para realizar la comprobación pertinente o comunicarse con el conductor e incluso desactivar el vehículo.

 

No obstante ¿Cual es la pregunta fundamental que se suele hacer una empresa a la hora de plantearse contratar un sistema de gestión de flotas?

 Por norma general las empresas se plantean muchas preguntas hasta decidirse a implantar un sistema de gestión de flotas. Una fundamental es la de pensar si realmente podemos rentabilizar la inversión que vamos a realizar, y esto va a depender del número de vehículos que tenga la flota.

Por ello debemos tener muy claras las ventajas que tiene un sistema de gestión de flotas, la fundamental es el poder hacer una localización en tiempo real de todos los vehículos de una flota. Esto permite por otro lado dos cosas:

  • Saber en todo momento donde se encuentran.
  • Saber si están en marcha o no.

La gestión de flotas ofrece multitud de soluciones, ya que podemos localizar a las flotas en mapas cartográficos o en área vista, e incluso dibujar los desplazamientos que puede tener cada vehículo. Por lo cual sabremos tanto la dirección que tiene, como en qué carretera se encuentra

¿Aún no te has convencido del todo? La gestión de flotas tiene más ventajas.como por ejemplo las alarmas para detectar estacionamientos indebidos, haciendo que cada vez que el vehículo haga una parada en algún lugar no autorizado, salte la alarma. Por otro lado, también podemos hacer “puntos de interés” (lugares que atendemos con una mayor frecuencia, y que por tanto daremos mejor servicio.

No debemos olvidarnos que los sistemas de gestión de flotas van a proporcionar mucha información, como por ejemplo, km recorridos, tiempos de entrega, velocidad… Esto por tanto nos va a proporcionar informes estadísticos, que también nos van a ayudar a tomar decisiones estratégicas y de ahorro de costes.